1.   Inleiding en begripsbepalingen

 

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Dit is een aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Hier zijn de regels opgenomen met betrekking tot de verkrijging/verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen, zoals, leden en deelnemers aan de door VV Zwentibold georganiseerde evenementen en/of competities, alsmede leden en ex-leden van VV Zwentibold. Een aantal begrippen zijn hierbij belangrijk:

1.1.   Persoonsgegeven

elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon, dus: leden, vrijwilligers en deelnemers aan de door VV Zwentibold georganiseerde evenementen en/of competities en ex- leden van VV Zwentibold.

1.2.   Verwerken:

elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van  terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar  in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

1.3.   Verantwoordelijke:

het bestuur of ieder ander die alleen of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

1.4.   Bewerker:

degene die ten behoeve van het bestuur, onder diens instructie en verantwoordelijkheid, persoonsgegevens verwerkt. In dit geval de ledenadministrateur van VV Zwentibold.

1.5.   Betrokkene:

degene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt. In dit geval de leden en deelnemers aan de door VV Zwentibold georganiseerde evenementen en/of competities.

1.6.   Verstrekken:

het bekendmaken of ter beschikking stellen van gegevens.

 

 

1.   De Wbp en AVG

 

De voor VV Zwentibold meest belangrijke regels met betrekking tot gegevensbescherming kunnen als volgt worden samengevat:

a)     Wijze van verwerking.

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt indien dat geschiedt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.

b)     Doelbinding

Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en kunnen alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.

c)     Kwaliteit

Persoonsgegevens moeten relevant zijn voor de doeleinden waarvoor zij gebruikt worden.
Daarnaast moeten persoonsgegevens nauwkeurig zijn, maar ook compleet en up-to-date.

d)     Transparantie

De betrokkene(n), degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de verantwoordelijke en van het doel/de doeleinden van de verwerking.

e)     Beveiliging

De persoonsgegevens moeten op een passende wijze worden beschermd. De verantwoordelijke dient in dit verband voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang, vernietiging, gebruik, wijziging of openbaarmaking van persoonsgegevens.

f)      Verantwoordelijkheid

De verantwoordelijke voor de verwerking moet verantwoording afleggen voor het nemen van maatregelen die uitvoering geven aan de (voorgaande) vereisten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Deze vereisten kunnen onder andere worden herzien in het licht van veranderende technologieën, markten en het gedrag van gebruikers.

 

 

2. Onze policy

 

VV Zwentibold hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens in ons beheer.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VV Zwentibold houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

- Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;

- Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

- Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

-  Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

-  Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

   

2.1. Waarom nemen we de gegevens op, wie hebben toegang tot je gegevens,?

Als VV Zwentibold zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wil op nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

2.2. Verwerking van persoonsgegevens van leden inclusief vrijwilligers

Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door VV Zwentibold verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Administratieve doeleinden;

-        Ledenadministratie;

-        Contributieheffing;

-        Informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;

-        Het aanmelden van leden bij de sportbond KNVB;

-        De organisatie van de gebruikelijke verenigingsactiviteiten.

 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        Het aanmeldformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Zwentibold de volgende persoonsgegevens van je vragen:

-        Roepnaam

-        Voorletters;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        Geboortedatum;

-        Geboorteplaats;

-        Geboorteland;

-        Nationaliteit;

-        Telefoonnummer;

-        E-mailadres;

-        Geslacht;

-        Bankgegevens;

-        De communicatiewijze e-mail of fysiek papier

-        Gebruik van foto’s voor publicatie op de website

-        Het op de site plaatsen van teamindelingen

-        Zijn er omstandigheden waarvan wij op de hoogte moeten zijn?

Met deze laatste vraag geven wij de mogelijkheid om speciale situaties die van invloed kunnen zijn op het beoefenen van de voetbalsport aan ons kenbaar te maken, zodat wij daar rekening kunnen houden. Hierover zullen we de functionarissen die hiervan op de hoogte moeten zijn vervolgens wel moeten informeren.

In geval van minderjarige kinderen wordt ook de volgende informatie gevraagd:

-        Telefoonnummer ouder verzorger 1

-        Telefoonnummer ouder verzorger 2

-        E-mail ouder verzorger 1

-        E-mail ouder verzorger 2

-        Toestemming om in app groepen m.b.t. teams waarin wordt gespeeld opgenomen te zijn.

 

Al deze gegevens worden door VV Zwentibold vertrouwelijk behandeld. Je hebt ten alle tijden het recht om je verstrekte gegevens en toestemmingen in te zien en te wijzigen. Neem daarvoor contact op met de ledenadministrateur van de vereniging. De contactgegevens zijn opgenomen onder aan dit document.

Je persoonsgegevens worden door VV Zwentibold opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

2.3. Verwerking van persoonsgegevens van veteranen-leden en vrijwilligers, niet zijnde VV Zwentibold leden

Persoonsgegevens van veteranen-leden en vrijwilligers, niet zijnde VV Zwentibold leden worden door het veteranen team van VV Zwentibold verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Administratieve doeleinden;

-        Ledenadministratie,;

-        Contributieheffing;

-        Informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        Het aanmeldformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Zwentibold de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-        Roepnaam

-        Voorletters;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        Geboortedatum;

-        Geboorteplaats;

-        Geboorteland;

-        Nationaliteit;

-        Telefoonnummer;

-        E-mailadres;

-        Geslacht;

-        Bankgegevens;

-        Gebruik van foto’s voor publicatie op de website

Je persoonsgegevens worden door VV Zwentibold opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

2.4. Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door VV Zwentibold verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Administratieve doeleinden;

-        Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;

-        Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Zwentibold de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        (Zakelijk) Telefoonnummer;

-        (Zakelijk) E-mailadres;

De persoonsgegevens worden door VV Zwentibold opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

2.5. Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door VV Zwentibold verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Zwentibold de volgende persoonsgegevens van je vragen:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        E-mailadres.

Je persoonsgegevens worden door VV Zwentibold opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat je aangemeld bent.

 

2.6. Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

 

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door VV Zwentibold verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-        Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-        De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Zwentibold de volgende persoonsgegevens van je vragen:

-        Voornaam;

-        Tussenvoegsel;

-        Achternaam;

-        Telefoonnummer;

-        E-mailadres;

-        Geboortedatum;

-        Salarisgegevens;

-        Kopie ID;

-        BSN-nummer;

-        Bankgegevens.

Je persoonsgegevens worden door VV Zwentibold opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat je een contract hebt en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

2.7.  Gebruik e-mail adres

Het door jou opgegeven e-mail adres wordt gebruikt voor:

• Correspondentie
• Versturen nieuwsbrieven
• Uitnodigingen
• Aanbieden van contributienota’s

 

2.8. Beeldrecht

 

Tijdens activiteiten van de vereniging mogen foto’s en video opnames door derden gemaakt worden. De vereniging neemt daar geen verantwoordelijkheid voor. In het huishoudelijk reglement van VV Zwentibold is een passage opgenomen over het publiceren van sfeerimpressies. Dit reglement wordt vastgesteld door de Algemene Leden Vergadering. Als gevolg van deze passage zal voor opnames op onze website geen toestemming van de betrokkene gevraagd worden, noch worden zij hierover ingelicht. Ouders en leden die bezwaar hebben tegen publicatie van foto’s en opnames maken dat schriftelijk kenbaar bij het bestuur. Dit kan door op het aanmeldformulier de daarover gestelde vraag met ja te beantwoorden.

2.9. Website

VV Zwentibold maakt gebruik van een ssl beveiligde website. Deze website geeft geen toegang tot de privacy gevoelige gegevens van de vereniging. Wel worden overzichten van de scorende spelers per team getoond met het aantal doelpunten gedurende de competitie. Gepubliceerde foto’s zijn sfeerimpressies. Onze website is gelinkt aan facebook en sportlink.

Sociale media cookies

Om eenvoudige integratie met verschillende sociale media websites mogelijk te maken, maken wij gebruik van de volgende cookies:

•      Facebook Connect (zie voor meer info de Privacy Policy van Facebook).

 

2.10. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

-        Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;

-        Het verzorgen van de (financiële) administratie;

-        Het verzorgen van de salarisadministratie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door je verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

2.11. Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

2.12. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

2.13. Bewaartermijn

VV Zwentibold bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

• De persoonsgegevens die in het kader van de ledenadministratie zijn verzameld en verkregen, worden in ieder geval uiterlijk twee (2) jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd verwijderd;
• De persoonsgegevens die in het kader van de financiële administratie zijn verzameld en verkregen, worden in ieder geval zeven (7) jaren bewaard;
• De persoonsgegevens worden door VV Zwentibold niet langer dan bovenvermelde termijnen bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren.

Indien VV Zwentibold het noodzakelijk acht persoonsgegevens (verder) te verwerken voor buiten de in dit Protocol beschreven doeleinden, dan zal uitsluitend VV Zwentibold de verantwoordelijke zijn voor die verwerkingen in de zin van de Wbp en AVG. Indien VV Zwentibold daartoe besluit, meldt zij dit bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp).

 

2.14. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

-        Alle personen die namens VV Zwentibold van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

-        We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

-        Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

-        We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

-        Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

-        VV Zwentibold doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar leden/ex-leden, op een zorgvuldige wijze te beschermen en te beveiligen.

-        De verwerking van de (leden)administratie is ondergebracht bij Sportlink. De programmatuur wordt  gebruikt op een met inlogcode en wachtwoord beveiligde computer. Het programma is beveiligd door middel van een inlogcode en wachtwoord.

-        Het is om veiligheidsreden niet toegestaan persoonsgegevens te kopiëren naar een USB-stick of naar een privé-computer indien dit niet noodzakelijk is voor verdere verwerking.

-        Indien met persoonsgegevens wordt gewerkt, worden deze te allen tijde afgeschermd voor onbevoegden.

 

2.15. Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij, bijvoorbeeld bij overschrijving naar een andere vereniging. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

2.16. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

2.17. Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op!