Concept Bestuursreglement VV Zwentibold

(Vastgesteld in de bestuursvergadering van 19 mei 2020 door het voltallige bestuur)

Dit regelement is opgesteld naar aanleiding van de invoering van de WBTR op 1 juli 2021. Het wordt ter goedkeuring en vaststelling voorgelegd aan de ALV die wordt gehouden in het najaar van 2021, binnen 3 maanden na de start van het voetbalseizoen 2021 /2022 op 1 juli 2021.

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

1.       Goed bestuur:

1.1.      Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).     

1.2.      Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging. 

1.3.      Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelangen inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zijn hoe en welke besluiten zijn genomen.

1.4.      Wij hebben een visiedocument waarin de doelen van onze vereniging staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken

1.5.      Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.

1.6.      Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.

1.7.      Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.

1.8.      Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.

1.9.      Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 1.000,--. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuursleden ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.

1.10. Bij uitgaven boven € 7.500,-- vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.

1.11. Wij spreken af dat we zorgvuldig omgaan met investeringen. Dat betekent: we volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing

1.12. van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjaren-)begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven.

1.13. Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de leden.

1.14. Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico's voor de vereniging. We brengen in kaart welke risico’s er zijn en streven ernaar die te minimaliseren.

1.15. Wij spreken af deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per 2 jaar).

1.16. Wij evalueren de gemaakte afspraken regelmatig op relevantie (tenminste een keer per jaar). Zo nodig passen wij de afsprakenaan.

2.       Aansprakelijkheid van bestuursleden:

2.1.      Binnen onze vereniging maken wij de volgende afspraken voor huidige bestuursleden waarbij we als bestuur ervoor zorgen dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging. Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen

2.1.1.   We blijven bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden.

2.1.2.   We handelen conform de wet, statuten en bestuursreglementen.

2.1.3.   We houden ons aan de afspraken met betrekking tot ‘Goed bestuur'.

2.1.4.   Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.

2.1.5.   We voorkom dat sprake is van tegenstrijdig belang.

2.1.6.   Wij voldoen aan de administratieplichten die alle juridische entiteiten richting belastingdienst hebben.

2.1.7.   Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.

2.1.8.   Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.

2.1.9.   Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

2.2.  Voor nieuwe bestuursleden zorgen we ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

2.2.1.            De financiële toestand van de vereniging.

2.2.2.            De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.

2.2.3.            De (onderlinge) werkafspraken.

2.2.4.            De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.

2.2.5.            De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.

2.3.  Voor aftredende bestuursleden die hun functie neerleggen regelen wij de volgende zaken:

2.3.1.            Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.

2.3.2.            Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.

2.3.3.            Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.

2.3.4.            Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).

2.3.5.            Vastlegging van de afspraken.

Ten aanzien van de afspraken onder 2.1, 2.2 en 2.3 spreken wij af deze regelmatig te controleren op

actualiteit (tenminste een keer per 2 jaar) en met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na

toetreding tot het bestuur.

3.    Tegenstrijdig belang

 3.1.    Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.

3.2.   Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan

3.3.   Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij hetonderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.

3.4.   Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering .

3.5.   Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:

3.5.1. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.

3.5.2. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.

3.5.3. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.

Deze afspraken worden minstens éénmaal per jaar gecontrroleerd op actualiteit.

4.   Afwezigheid van één of meer bestuursleden

4.1.   Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.

4.2.   Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders zijn belast met het bestuur van de vereniging.

4.3.   Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de vereniging te voorzien. Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals is vastgelegd in de statuten.

4.4.   Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en het bestuursreglement.

4.5.   Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.

4.6.   Wij leggen de procedure vast in het bestuursreglement en passen t.z.t. de statuten hierop aan.

Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per jaar te controleren op actualiteit en relevantie.

5.  Meervoudig stemrecht

 5.1.   Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.

5.2.  De voorzitter krijgt een dubbele stem ingeval van gelijke stemmen, maar niet meer dan de overige bestuurders gezamenlijk.

5.3.  Dubbele stemmen tellen alleen als het voltallige bestuur aanwezig is.

6.  Toezicht

6.1.  Wij hebben alleen bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).

6.2.   Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.

6.3.  De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn:

6.3.1.           Werkgroepen

6.3.2.           Commissies

6.3.3.           Vrijwilligers

6.4.  Wij hebben een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Aangezien het algemeen bestuur geen toezichthoudende taken heeft in de zin van de WBTR is deze niet aan te merken als een RvT/RvC in de zin van de WBTR

7.        Bindende voordracht van bestuurders

7.1.        Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV).                    De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.

7.2.        Onze vereniging kent geen bindende voordracht

8.   Raadgevende stem

8.1.   Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.

8.2.   Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.

Jaarlijks bekijken we of dit allemaal gebeurt zoals we hebben afgesproken.

9.   Interne borging en statuten

Interne borging gebeurt door middel van het hebben van een huishoudelijk regelement en de eigen statuten. Het huishoudelijk-reglement is vastgesteld door de ALV op 03112017. Dit bestand is te downloaden via de website VVZwentibold.nl. Ook de Statuten van onze vereniging VV-Zwentibold, opgemaakt bij naamsverandering van de